Disposisi Surat Berbasis Android? Kenapa Enggak! (Review Artikel Jurnal)

Copyright to Author

Teknologi zaman sekarang sudah mengalami kemajuan yang sangat pesat, sehingga memudahkan pekerjaan manusia. Di zaman yang super canggih ini, dengan seiring perkembangan teknologi, menghasilkan temuan-temuan untuk membantu memudahkan pekerjaan manusia dalam memenuhi kebutuhan informasi dengan akurat dan bersifat dapat digunakan kapan saja dan dimana saja seperti smartphone (ponsel pintar) dan PC Tablet.

Disposisi? Apasih itu?

Disposisi adalah salah satu alat pemberitahuan atau penyebaran informasi yang sangat penting bagi instansi pemerintahan. Disposisi surat adalah catatan beruoa tanggapan, saran, atau instruksi setelah surat tersebut dibaca oleh pimpinan. Disposisi merupakan petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut dari penyelesaiain surat.   Permasalahan pada umumnya mengenai disposisi surat yakni surat memakan waktu lama untuk mendapatkan disposisi karena para pimpinan sedang tidak hadir di kantor. Tuntutan pekerjaan para pemimpin di Pusbin KPK (Pusat Pembinaan Kompetensi dan Pelatihan Konstruksi) yang sering berada di lapangan atau daerah dari pada berada di area kantor mengakibatkan penambahan jumlah waktu yang telah ditetapkan. Kendala lainnya, seringkali disposisi surat ini tidak sampai ke tujuan dan terkadang pun juga hilang, sehingga pendisposisian tidak terlaksana. Melihat dari kendala-kendala yang dipaparkan, maka dari itu, pentingnya mengembangkan sistem informasi untuk disposisi surat guna keefektivan waktu.

Dari hasil yang ditulis dalam artikel di sini bahwa dalam disposisi surat yang dilaksanakan di Pusbin KPK dimulai saat surat masuk diterima oleh sekretaris. Oleh sekretaris dilakukannya pencatatan surat masuk di buku agenda. Keterengan yang dicatat seperti, nomor agenda, tanggal penerimaan surat, nomor, tanggal dan perihal surat, tujuan surat serta pengirim surat. Kemudian sekretaris menyalin surat tersebut dan mendokumentasikannya sebagai arsip. Sedangkan salinan surat akan diteruskan lagi kepada pimpinan beserta lembar disposisi. Lembar disposisi adalah lembaran untuk menuliskan disposisi suatu surat baik yang diberikan oleh atasan ke bawahan maupun sebaliknya.

Lalu alur surat keluar oleh instansi dimulai dari sekretaris membuat konsep surat keluar dan memberikannya kepada pimpinan. Pimpinan akan memeriksa ulang surat tersebut, setelah surat tersebut telah mendapatkan persetujuan, maka surat tersebut dicetak dan ditandatangi oleh pihak yang berwenang. Lalu sebelum surat tersebut keluar dari instansi, sekretaris membuat rekapan surat untuk dijadikan arsip.

Android merupakan platform yang lengkap mulai dari sistem operasi, aplikasi, developing tool (alat pengembang), pasar aplikasi, dukungan vendor industry handphone serta dukungan dari komunitas opensystem. Menurut Lee, android merupakan sebuah mobile operating system yang berasal dari versi linux yang telah dimodifikasi. Android merupakan open source, dan tidak ada pengaturan hardware dan software yang tetap, jadi android dapat diatur sesuai dengan kebutuhan pengguna.

Melihat dari permasalahan-permasalahan yang ada, membuat disposisi surat dalam sistem informasi akan memungkinkan memudahkan pekerjaan atau keefetivitas pekerjaan, sehingga surat tidak pelu membutuhkan waktu lama, atau apabila para pemimpin di Pusbin KPK mempunyai tugas ke lapangan, dengan pemakaian sistem terhadap disposisi surat ini memungkinkan untuk tidak ada penambahan waktu.

Berdasarkan hasil dari pembahasan yang ada di artikel, kesimpulan yang diperoleh dari adalah, sebagai berikut:

1.      Melalui sistem ini, surat dilakukan dengan cara scanning data ke bentuk soft copy sehingga memiliki back up untuk meminimalisir kehilangan serta kerusakan pada surat.

2.      Dengan menggunakan sistem ini, pengelolaan disposisi surat serta penyimpanan surat menjadi lebih tertata dan temu balik surat menjadi sangat mudah dengan menggunakan id surat.

3.      Dengan menggunakan sistem ini, para pimpinan Pusbin KPK dapat langsung melakukan disposisi surat secara real time dimana saja dan kapan saja, dan dapat juga memonitor langsung penerimaan surat disposisi.

Untuk lebih jelas mengenai sistem informasi disposisi berbasis android anda dapat melihat langsung ke situs E-Journal UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dan juga dapat langsung mengunduh jurnal tersebut. Jurnal ini membahas mengenai bagaimana cara mengembangkan sistem informasi untuk disposisi surat. Tata bahasa yang simple juga memengaruhi kemudahan pembaca dalam menganalisis isi pembahasan yang terdapat dalam jurnal.

Share: